Endroit privilégié pour les séminaires et les meetings, une salle de réunion doit laisser une forte impression chez les collaborateurs et les participants. Elle doit être un lieu d’inspiration et une source de nouvelles idées. Cet objectif ne sera pourtant pas atteint si elle est étroite, étouffante et inconfortable. Pour favoriser son atteinte, il convient d’insuffler du professionnalisme et du caractère à une salle de réunion. Voici comment vous pouvez y parvenir.
Salle de réunion : tenez compte des besoins des participants
La première chose à faire est de considérer les besoins des collaborateurs. Selon le cas, vous pouvez par exemple avoir besoin des services d’un installateur store dans le 77 pour mettre en place des rideaux. En effet, il faut veiller à ce que tout le monde soit à son aise. Pour cela, la salle de conférence choisie doit être assez grande pour que chacun puisse circuler et se lever aisément.
En même temps, vous devez veiller à ce qu’elle ne soit pas trop vaste pour que les participants se sentent en sécurité et pour que la cohésion soit favorisée, d’autant plus que les sons risquent d’être moins perceptibles dans une grande salle de séminaire.
Comment optimiser une salle de réunion ?
Pour rendre les salles de réunion conviviales et propices à un meeting, les conseils suivants sont applicables :
Choisir des chaises confortables
Qui dit confort dit ergonomie. Bien qu’il s’agisse d’une réunion d’affaires, il est important que chacun soit détendu. Installer des chaises confortables avec des housses et des accoudoirs est ainsi conseillé. Vous pouvez aussi choisir des canapés et des fauteuils.
Miser sur une large table
Un espace de coworking collaboratif doit disposer d’une table suffisamment grande pour pouvoir accueillir tous les participants. Il faut surtout éviter l’encombrement entre les chaises. Autrement, cela risque de causer de l’inconfort.
Optimiser l’éclairage
Il n’y a rien de tel qu’un espace de travail traversé par la lumière naturelle. Toutefois, pour éviter l’éblouissement, n’oubliez pas d’installer un rideau acoustique et des stores. Ce détail est important, notamment si vous avez besoin d’utiliser un vidéo-projecteur lors de vos conférences.
Opter pour le bon écran de projection
Comme la visioconférence et la projection constituent les points centraux des réunions, il convient de bien choisir l’écran et le vidéoprojecteur. En effet, pour que les présentations se déroulent dans les meilleures conditions, l’écran ne doit ni être trop grand, ni trop petit. De plus, il doit être installé à la bonne distance du public.
Fournir des équipements
Les espaces de travail ne sont pas uniquement composés de tables et de chaises. Pour assurer le confort des collaborateurs, mettez à leur disposition tous les équipements nécessaires, comme un mini-réfrigérateur pour se servir à boire et une mini-armoire pour ranger les affaires. En outre, n’oubliez pas de disposer une poubelle dans un coin pour la gestion des déchets.
Fournir un accès internet haut-débit
Outre la sonorisation et les différents équipements de base, l’accès wifi est essentiel dans les salles de réunions. En effet, il facilite grandement les recherches des participants, ainsi que le brainstorming. Il est donc important de choisir des salles de conférence toutes équipées.
Choisir une salle cohérente
Chaque entreprise a une image à véhiculer. Aussi, avant de louer une salle, il faut veiller à la cohérence de la conception. En effet, les espaces de réunion doivent être en adéquation avec les valeurs de l’entreprise. Par exemple, si vous êtes un établissement soucieux du respect de l’environnement, vous pouvez choisir une salle de formation qui utilise des équipements peu énergivores, notamment l’utilisation d’un rideau occultant thermique.
Faire un test avant le meeting
Pour des événements professionnels importants, rien ne vaut un test préalable. Même si vous choisissez une salle de conférences selon vos besoins, les risques de passer à côté d’un détail important sont toujours présents. Aussi, la préparation et la simulation sont essentielles. Demandez par exemple à vos collègues de se faire passer pour les participants et simulez la présentation.
Bien choisir ses stores et rideaux pour créer une atmosphère conviviale
Les stores et rideaux sont des dispositifs conçus pour tamiser ou occulter la lumière du jour. Leur rôle est donc crucial dans les salles de séminaire. Selon la capacité d’accueil de ces dernières et le nombre de participants, les critères de choix suivants sont à considérer :
- La matière : un rideau peut être en voile ou en tissu occultant. Pour les salles de conférences, il vaut mieux privilégier le tissu occultant car il est idéal pour la projection. En ce qui concerne les stores, les modèles bateaux seront parfaits.
- La couleur : pour que les réunions de travail se déroulent en toute sérénité, il vaut mieux miser sur des couleurs sombres. En effet, il est préférable d’organiser une réunion dans un espace de coworking bien éclairé par des luminaires adaptés.
- Les têtes de rideau : on distingue principalement les rideaux à œillets, à nouettes et à fronces. Dans ce cas, il est surtout question de préférence esthétique. Veillez juste à ce que le cadre de travail soit visuellement agréable.
